หน่วยที่ 3

การกำหนดปัญหา (Define)

• ความหมายและความสำคัญของการกำหนดปัญหา

การกำหนดปัญหา (Define) หมายถึง การเข้าใจถึงปัญหาซึ่งเป็นขั้นตอนเริ่มต้นของการพัฒนาระบบ โดยนักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำความเข้าใจถึงปัญหาที่เกิดขึ้นและความต้องการของผู้ใช้ เพื่อหาแนวทางของระบบใหม่ที่จะตอบสนองความต้องการของผู้ใช้และสามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับธุรกิจได้ ดังนั้นขั้นตอนนี้จึงเป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญที่สุด

• วิธีกำหนดปัญหา

1. แจกแจงองค์ประกอบของความเป็นไปได้ โดยวิเคราะห์ว่า ความเป็นไปได้ในการเกิดปัญหานั้นมาจากสาเหตุอะไรบ้าง เช่น สินค้าที่ผลิตแล้ว ไม่สามารถจำหน่ายแข่งขันกับคู่แข่งได้ มีปัญหาเกิดขึ้นกับส่วนใดบ้าง

2. วิเคราะห์ความเป็นไปที่จะเกิดเหตุเช่นนั้น เมื่อพิจารณารายละเอียดแล้ว ในลำดับต่อไปให้เพิ่มตารางการวิเคราะห์โอกาสความน่าจะเป็นจากสาเหตุของปัญหาดังกล่าว โดยแบ่งเป็นช่องคะแนนที่จะให้เป็นลำดับคะแนนแบบมาตรประมาณค่า (Rating Scale) มากที่สุด มาก ปานกลาง น้อย น้อยที่สุด หรือ 5, 4, 3, 2, 1 พิจารณาจากปัจจัย วิเคราะห์บนพื้นฐานสภาพแวดล้อมที่เกี่ยวข้อง จากนั้นให้เลือกเฉพาะโอกาสที่เป็นไปได้มากที่สุด

3. เลือกข้อที่ตอบว่าความน่าจะเป็นมากที่สุด มาก และปานกลาง มาพิจารณาก่อน ซึ่งอาจจะพบว่าอะไรคือปัญหาที่ควรแก้ไขหรือป้องกันก่อน เช่น ควรมีการประชุมปรึกษาหารือกันบ่อยครั้งขึ้น การระดมความคิดจากทุกส่วน การนำข้อเสนอแนะหรือความคิดเห็นจากทุกฝ่ายมาพิจารณาร่วมกัน

4. เลือกข้อที่ตอบว่าความน่าจะเป็นน้อยหรือน้อยที่สุดมาพิจารณาด้วย เพื่อให้เกิดความรอบคอบมากยิ่งขึ้น และเพื่อเป็นการป้องกันอันอาจจะเกิดความผิดพลาดได้

• หลักการกำหนดปัญหา

การพัฒนาโครงการที่ดี จะต้องมีการกำหนดปัญหาให้ชัดเจนว่าปัญหาคืออะไร เกิดจากอะไร มีประเด็นอะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง สามารถแก้ไขหรือปรับปรุงใดได้บ้าง โดยแนวทางการกำหนดปัญหามีดังนี้

• • • 1. ที่มาของปัญหา
    • 2. แหล่งจุดประกายความคิดในการพัฒนาโครงการ
    • 3. องค์ประกอบเพื่อการตัดสินใจเลือกโครงการ
• การค้นหาสาเหตุของปัญหา

1. วิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหา โดยวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นแท้จริงคืออะไร แล้วทำการแจกแจงรายละเอียดที่เกี่ยวข้องกับปัญหา ตัวอย่างเช่น สินค้าจำหน่ายได้น้อยมาก ปัญหาน่าจะมาจากขาดการประชาสัมพันธ์ทางสื่อสังคมออนไลน์ (Social media)

2. เมื่อวิเคราะห์หาสาเหตุของปัญหาแล้ว ควรตั้งคำถามว่า “อะไรเป็นสาเหตุ” ไปเรื่อย ๆ จนพบสาเหตุของปัญหา วิธีการนี้เป็นการสืบหาสาเหตุต่าง ๆ ว่า ปัญหาที่แท้จริงคืออะไร อะไรเป็นสาเหตุให้อีกสิ่งหนึ่ง เปลี่ยนแปลง และอะไรเป็นสาเหตุที่ทำให้สิ่งนั้นเป็นเช่นนั้น จนมั่นใจได้ว่าสาเหตุของปัญหาคืออะไร

3. เทคนิคการวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาแบบ “แผนภูมิก้างปลา (Fishbone Diagram) ในปัญหาที่เกี่ยวข้องกับคนหลายฝ่ายหรือหลายขั้นตอน เพื่อที่จะดูว่า สาเหตุที่แท้จริงของปัญหานั้นอยู่ขั้นตอนใดบ้าง

โดยมีส่วนประกอบของแผนภูมิก้างปลา ดังนี้ หัวปลา ระบุปัญหาหลักที่ต้องการวิเคราะห์ ส่วนก้างปลาที่แตกแขนงออกไป ก้างใหญ่จะแยกเป็นหมวดหมู่ ส่วนก้างย่อยในแต่ละหมวดหมู่ให้ใส่ว่ามีปัญหาอะไรบ้าง และอาจใส่ก้างย่อยเล็กลงไปอีกเพื่อชี้ให้เห็นต้นตอของปัญหา